• Les archives départementales des Pyrénées-Orientales

    Vue d'ensemble des archives départementales des PO

     

    Sommaire :

    Partie I → Les archives, définition et fonctions

    Partie II → Parcours d'un document et d'un lecteur aux archives

    Partie III → Les différentes salles des archives

    Partie IV → La communication et le classement des archives

    Partie V → Exemple d'un type de personnes travaillant dans les archives : les généalogistes.

     

     

    1) Les archives, définition et fonction

    D'après le Code du patrimoine, «les archives sont l'ensemble des documents, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité. »

    Les archives, nationales ou départementales, ont été créées en France au moment de la Révolution. C'est pour cela qu'on y trouve des documents très anciens, pour la plupart des documents d'administrations et des magasiniers, qui, quel que soit leur âge, servent de preuve pour le gouvernement ou des enquêtes. Un étudiant en histoire peut trouver des documents d'architectes, un ancien élève ayant perdu son diplôme peut retrouver ses examens comme ses CAP ou BEP et un généalogiste peut retrouver des registres d'état civil.

     

    Les missions principales des archives (ou 5C) sont :

    - Collecter

    - Communiquer

    - Contrôler

    - Classer

    - Conserver

     

    2) Le parcours d'un document et du lecteur aux archives

    Tout d'abord, le document est collecté, récupéré par les archives (méthode appelé versement), classé dans les locaux, décrit dans un inventaire et doté d'une cote pour pouvoir le reconnaître et le retrouver, conditionné et conservé dans des conditions optimales dans une salle climatisée avec peu de lumière, et enfin localisé dans la base de données des archives.

    Le lecteur commence par s'inscrire dès son arrivée aux archives. Ensuite, il cherche les cotes des documents dans les inventaires puis commande son ou ses documents en inscrivant la cote dans le moteur de recherche des archives. Une édition d'une fiche fantôme ainsi qu'une fiche de déplacement sont donc créées pour que le magasinier puisse retrouver le document dans le dépôt. Le lecteur signe ses feuilles et peut consulter son document en salle de lecture.

     

    3) Les différentes salles des archives

    Lors de notre visite aux archives, nous avons pu photographier les différentes salles et recevoir les explications qui les concernaient.

     

    La salle de lecture

    La salle de lecture des archives départementales des PO

     

    C'est le lieu où l'on peut consulter les documents, après les avoir commandés et signé une décharge. Seul le crayon à papier est autorisé, pour ne pas prendre le risque d'endommager les documents.

     

    Les salles d'archives

     

     

    Les documents sont conservés dans des pièces climatisées et sans trop de lumière pour les conserver dans les meilleures conditions possibles. C'est pour cela que seul le magasinier est autorisé à aller chercher les documents.

     

    Si les documents ne sont pas bien conservés, la moisissure s'installe rapidement et abîme énormément le document. Cette photo montre un parchemin datant de l'époque de Charlemagne, rempli de moisissure.

     

    Cette photo représente la dernière salle des archives, située au dernier étage. On y stocke les plus grands documents, comme le plan de la ville de Théza :

     

     

    4) La communication et le classement des archives

    La mission des archives est de conserver des documents pour les communiquer au public. La loi dit que toutes les archives sont librement communicables sauf celles qui contiennent des secrets (protection de la vie privée, secret médical, etc). Cependant elles ne sont pas communiquées pour une durée limitée fixée au préalable.

    Pour pouvoir consulter les archives , il suffit juste d'avoir une pièce d'identité en cours de validité : les archives sont gratuites et autorisées aux mineurs !

    Quant à l'accès aux archives, il se fait par l'intermédiaire des instruments de recherche et des logiciels informatiques : on entre une référence ou la cote, et le magasinier se charge d'apporter les documents au lecteur.

     

    Cette photo montre un ancien appareil à cotes. On mettait des tampons et on tournait la manivelle pour les imprimer.

     

    La technologie a permis de numériser et microfilmer les archives pour que les documents très consultés s'abîment moins, parce qu'ils sont trop vieux, trop lourds, ou qu'on veut faire une copie du document si l'original venait à être détruit. On peut même faire un prêt de microfilms et les mettre sur Internet !

     

    Pour trouver la cote d'une archive, il faut trouver ses références. Elles sont classées par série, de A à Z :

    - Les anciennes séries antérieures à 1790 sont regroupées de A à H : par exemple la série B représente les cours et les juridictions.

    Capbreu d'Argelès

    Ce document est un des plus précieux des archives, on peut y voir une enluminure datant du Moyen Age. C'est un livre de comptes (Capbreu) de la ville d'Argelès écrit en latin, datant de 1292. Sa cote est 1B30.

     

    - Dans les séries de K à Z, on retrouve les documents de la période révolutionnaire et moderne, c'est à dire de 1790 à 1940 : la série K rassemble les arrêtés de lois et les ordonnances.

    - Les archives postérieures au 10 juillet 1940 contiennent les séries W, J, FI, MI et NUM. Cette dernière regroupe les archives sur les reproductions numériques.

     

    5) Les généalogistes.

    Il est monnaie courante de rencontrer des personnes pour lesquelles les archives sont indispensables : les généalogistes. Ils s'appuient sur les informations qu'ils trouvent dans les archives pour retracer leur arbre généalogique, grâce à des actes de naissance, de décès ou autre.

    Dans les généalogistes professionnels, on distingue deux catégories :

    - Les généalogistes successoraux qui recherchent les héritiers d'une personne décédée sans famille connue. Ils travaillent soit à la demande d'un notaire, soit de leur propre autorité pour rechercher les héritiers d'une succession vacante ou non (dans le cas où personne ne sait où sont les héritiers). Ils ne sont payés qu'au règlement définitif de la succession par le notaire.

    - Les généalogistes familiaux qui font des recherches généalogiques et/ou historiques pour une clientèle privée. Ils interviennent dans le cadre d'un contrat de recherche et sont rémunérés directement par le client.

     

     

    Annabel A. et Agathe B., 209

    Photographies d'Annabel Albert